Dicas para organizar e ter uma reunião produtiva

Voltando do feriado nada melhor que organizar o trabalho e colocar tudo em dia, e todos sabem como as reuniões são importantes para ajudar a resolver as pendências e tomar as decisões internas no ambiente empresarial. Preparamos um post que pode ajudar você a planejar a sua reunião e torna-lás mais eficientes.

As reuniões além de serem essenciais para o empreendedor, são otimas para fechar parcerias e conquistar investidores. Porém, há casos de reuniões nada planejadas e pouco elaboradas que acabam se tornando uma verdadeira perda de tempo, atrapalhando a vida de todos os participantes.é sempre bom seguir as regrinhas básicas para ter uma reunião bem-sucedida. Vejamos:

1. Ser objetivo. Tempo é dinheiro. Então, durante a reunião a pior estratégia é ficar "dando voltas" e falando sobre assuntos que não têm relevância no caso. Deve-se focar no tema a ser discutido, tratando o assunto de forma simples, clara e direta, sem rodeios.

2. Elaborar e passar a pauta da reunião para os participantes com antecedência. Essa é uma ótima estratégia, pois permite que todos os participantes já conheçam o teor da reunião previamente - e, assim, já estejam com suas opiniões e argumentos preparados no momento do encontro. Poupa-se tempo e atinge-se um melhor resultado.

3. Marcar horário de começo e término. Uma reunião precisa ter hora certa pra começar e para terminar. Isso permite que os participantes organizem a agenda para participar da reunião sem pressa. Reuniões muito demoradas não são produtivas, pois cansam os participantes, que acabam perdendo o foco sobre os assuntos em questão.

4. Registrar os assuntos discutidos. Para colocar em prática tudo que foi acordado nas reuniões, deve-se registar tudo em detalhes (a famosa ata precisa ser transformada em um plano de ação com responsabilidades). Assim, nem um dos assuntos tratados ficará esquecido.

5. Escolher um bom lugar. Para que a reunião seja totalmente proveitosa, é necessário que o lugar onde será realizada seja bem escolhido. Deve-se evitar lugares barulhentos, restaurantes muito cheios e movimentados e espaços sem o conforto necessário aos participantes. Isso favorecerá a concentração dos participantes.

As sugestões são simples, mas costumam ser esquecidas na pressa do dia a dia. Encontros organizados e com regras claras são melhores porque "vão direto ao ponto" e só assim somos capazes de atender a agendas cada vez mais cheias de compromissos.

Fonte : http://dinheirama.com/blog/2012/07/05/dicas-para-organizar-e-ter-uma-reuniao-produtiva/